El refugio de la memoria porteña, entre antiguos libros y la era digital


Los cambios para conservar documentos clave de los vecinos
El archivo general del Registro Civil guarda los datos sobre nacimientos, casamientos y defunciones desde 1886, en volúmenes que están digitalizando. Cómo el desafío de preservar convive con la modernización.
En pantalla. Las páginas que ya fueron digitalizadas en el archivo del Registro Civil, en Jean Jaures al 900. Eso permite agilizar el tiempo de los trámites de los vecinos./ Alfredo Martínez
En pantalla. Las páginas que ya fueron digitalizadas en el archivo del Registro Civil, en Jean Jaures al 900. Eso permite agilizar el tiempo de los trámites de los vecinos./ Alfredo Martínez

La memoria de todos los que nacieron, se casaron, tuvieron hijos, se divorciaron, cambiaron su identidad de género o murieron en Buenos Aires entre 1886 y 2015, se refugia en el archivo general del Registro Civil de la Ciudad. En el edificio de Jean Jaures 970, alineados en enormes estanterías metálicas, hay 33.200 libros del siglo XIX a esta parte, con las actas que tienen asentados los hechos más trascendentes de la vida de un ser humano. El Registro Civil porteño enfrenta actualmente el desafío de preservar todo ese capital histórico, al mismo tiempo que organiza su nuevo archivo digital para facilitar el acceso a la información y agilizar los trámites.
"Estamos en un proceso de transición. No se trata de dejar una cosa por otra. La idea es revitalizar la identidad histórica del Registro Civil, que se refleja en todos estos libros, porque por acá pasaron todos los porteños y esto les pertenece. Pero al mismo tiempo, estamos afrontando el desafío de usar técnicas modernas para responder con mayor eficiencia a quienes necesitan hacer trámites", explica Mariano Cordeiro, el director general del Registro del Estado Civil y Capacidad de las Personas, que depende del Ministerio de Gobierno porteño, mientras invita a conocer los secretos del archivo.
Las dos plantas con interminables bibliotecas son como un santuario que honra los recuerdos de los porteños. En los libros de color celeste están registrados todos los nacimientos. En los rojos, subsisten las firmas de los recién casados y las de sus testigos. O las enmiendas que indican un divorcio. Y en los negros, pueden leerse las causas de cada muerte ocurrida en la Ciudad. Hasta hace poco, cada vez que un vecino solicitaba la copia de una partida, un empleado consultaba un fichero o, si hacía falta, un libro índice que guiaba al tomo indicado. Después, fotocopiaba el acta, directamente de la hoja del libro.
Bibliotecas. El papel será resguardado, junto con la versión digital. / Alfredo Martínez
Bibliotecas. El papel será resguardado, junto con la versión digital. / Alfredo Martínez
Pero la rutina del archivo cambió con la digitalización de los documentos. Desde 2015, no se usa papel y todas las actas y certificados se generan electrónicamente. Mientras, digitalizaron todos los libros de 1950 a 2015. En total, son 12 millones de imágenes. Y ahora están pasando al formato digital las actas realizadas entre 1886 y 1949, que suman 7 millones más. "Se trabaja desde lo más reciente hacia atrás. Ya se completaron los libros desde 1949 hasta 1939. Para fin de año se va a terminar el resto", cuenta Cordeiro. Y anticipa que siguen en la lista los 1.200 libros parroquiales que les remitió la Curia, donde están registrados los hechos vitales sucedidos entre 1857 y 1886.
 
Digitalizaron todos los libros de 1950 a 2015. En total, son 12 millones de imágenes. Y están pasando a ese formato las actas realizadas entre 1886 y 1949, que suman 7 millones.
Todo este trabajo minucioso se hace en el archivo de Jean Jaures. Con cuidado de restauradores, los empleados apoyan libro por libro en el soporte en "V" de alguno de los tres escaners austríacos. Para fotografiarlas una por una, van pasando las hojas a mano, porque prefieren no usar el sistema automático para cuidar mejor el material. "Cada libro tiene entre 400 y 600 páginas y fotografiarlo lleva de 30 a 45 minutos", explica un supervisor de Digitalización, donde diez personas cumplen turnos entre las 6 y las 23.
Cuidado. Con el material antiguo, dado que es muy delicado.
Cuidado. Con el material antiguo, dado que es muy delicado.
El paso siguiente es la indexación de los documentos o almacenamiento en una base de datos, a fin de facilitar su búsqueda y poder relacionarlos en función de diferentes variables. "Se indexó el 80% de los documentos de 1950 a 2015. Del resto, se hace la indexación sólo de las actas de las que piden copias", explica Cordeiro.
La búsqueda de partidas se facilitó mucho gracias a la digitalización. Antes, entre el rastreo y la legalización del documento podía pasar más de una semana. Ahora, si está indexada, encontrar un acta lleva 15 minutos. Todo el proceso hasta su entrega no supera las 72 horas, aunque Cordeiro afirma que la meta para el año próximo es que se complete en 24 horas.
"Lo digitalizado e indexado se busca en el sistema. Ponés un dato o un número de documento y te salen las vinculaciones. Si no, lo buscamos manualmente en el fichero. A veces vienen sólo con un nombre y hay que cruzar datos hasta dar con la partida correcta", explica una empleada.
El salto a la era digital no significará el final del archivo en papel. "Este archivo es la memoria de la Ciudad. Es el corazón del registro de los hechos vitales sucedidos en Buenos Aires. La idea es que siga a disposición de los investigadores y que esté abierto a la gente", anticipa Cordeiro. Y cuenta que en el edificio se exhibirán objetos relacionados con la historia del Registro Civil, desde sillas donde dieron el sí miles de parejas hasta la enorme engrapadora con la que se armaban los libros.
 
Este es el corazón del registro de los hechos vitales sucedidos en Buenos Aires. La idea es que siga a disposición de los investigadores y que esté abierto a la gente", anticipan.
En el Archivo trabajaban 71 personas. Ahora son 70, porque el viernes pasado se jubiló Jorge Terán (71), después de 42 años de servicio. Un año más que Omar Bianco, el encuadernador, que muestra orgulloso los tomos que armó. "Lo primero que hicimos todos cuando empezamos a trabajar en este lugar fue buscar nuestra propia partida de nacimiento -cuenta Sergio García, el subgerente de Gestión de Archivo-. Acá ves tu propia vida reflejada y eso te da un sentimiento de pertenencia".
Tan grande ese ese sentimiento que, según dicen, algunos empleados no se van nunca. "En este archivo vive una señora -afirma  Jorge Caldas, el subgerente de Digitalización-. Ella trabajaba acá y falleció. Una noche, una persona que vino a hacer una desinfección la vio sentada en una silla. Ayer mismo, estaba con dos compañeros parado en este pasillo y sentimos que una mujer venía hacia nosotros, pero no había nadie".
Quizás el fantasma sea real. O tal vez sea un espejismo generado por pasar horas y horas entre los libros que evocan los momentos  más importantes de la vida de cada habitante que tuvo la Ciudad.

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